Fasilitering er designarbeid

Jeg pleide å tenke på fasilitering som en myk ferdighet. Noe man enten kan eller ikke kan, litt som å fortelle vitser i selskap.

Der tok jeg feil. Fasilitering er design. Materialet er bare mennesker, tid og oppmerksomhet.

En workshop er et produkt med to timers levetid og ekstremt krevende brukere. Så jeg designer den deretter.

Brukerne dine er deltakerne

Alle designprosesser starter med brukeren. Workshoper er ikke noe unntak. Før jeg planlegger noe som helst, spør jeg:

• Hvem er i rommet, og hva må de gå ut med?
• Hva vet de fra før? Hva tror de at de vet?
• Hvem har makt, og hvem har det ikke?
• Hvordan er stemningen? Gira, skeptiske eller lei av workshoper?

Det siste betyr mer enn du skulle tro. En gruppe som har sittet gjennom tre "forankringsmøter" denne måneden, trenger et helt annet opplegg enn en gruppe som møtes for første gang.

Start med resultatet

Start med hva som skal finnes når økten er over. Ikke "vi diskuterer X". Noe konkret:

• En kortliste med tre prioriteringer
• En problemformulering alle kan leve med
• En beslutning, med en eier

Klarer du ikke å si hva resultatet skal være, trenger du ikke en workshop. Du trenger et møte, en e-post eller en lur.

Agendaen er en flyt

En agenda er ikke en liste med temaer. Den er en brukerflyt. Hvert steg skal gi gruppen noe det neste steget trenger.

Et mønster jeg bruker hele tiden, kommer fra Sam Kaners Facilitator's Guide to Participatory Decision-Making. Først divergerer gruppen: den åpner opp og lager alternativer. Så havner den i "groan zone", stønnesonen, der det blir rotete, folk er uenige og det føles som ingenting fungerer. Deretter konvergerer den: snevrer inn og bestemmer seg.

Stønnesonen er ikke en feil. Det er der forståelsen oppstår. Jobben min er å gjøre det trygt å bli værende der lenge nok.

Hold idémyldring og beslutninger fra hverandre

Den vanligste workshop-tabben jeg ser: å finne på og vurdere i samme åndedrag. Noen foreslår en idé, noen andre skyter den ned, og plutselig diskuterer dere før dere i det hele tatt har alternativer.

Vær tydelig på hvilken modus dere er i. Si det høyt: "De neste tjue minuttene samler vi bare. Ingen vurdering." Og senere: "Ok. Nå velger vi."

Skriv før du snakker

Denne kommer rett fra psykologistudiet.

Grupper er ikke nøytrale maskiner for å slå sammen meninger. Noen velkjente feller:

• Forankring (anchoring). Det første tallet eller den første ideen på bordet drar alt annet mot seg. Tversky og Kahneman beskrev dette allerede på 1970-tallet.
• Gruppetenkning (groupthink). Sammensveisede grupper kan i det stille undertrykke tvil for å bevare freden. Irving Janis gjorde begrepet kjent på 1970-tallet gjennom studier av politiske feilgrep.
• HiPPO. Highest Paid Person's Opinion, altså meningen til den som tjener mest. Når sjefen har sagt sitt, er diskusjonen stort sett over.

I tillegg har forskning på idémyldring vist i flere tiår at folk som tenker alene først, kommer på flere ideer enn like mange som myldrer høyt sammen. Noe av grunnen er pinlig enkel: i en gruppe kan bare én snakke om gangen.

Det billigste grepet jeg vet om: la alle skrive i stillhet noen minutter før noen sier noe. Del etterpå. Da ligger alles tanker på bordet før noen ankere blir kastet.

Lag en prototype av workshopen

Du ville aldri lansert et produkt uten å teste det. Så hvorfor kjøre en workshop du aldri har prøvd?

• Test øvelsene med en kollega. Uklare instruksjoner avslører seg fort.
• Ta tiden på alt. Alt tar lengre tid enn du tror. Jeg planlegger for halvannen gang første anslag.
• Legg instruksjonene på en slide. Muntlige instruksjoner fordamper i det øyeblikket folk begynner å jobbe.
• Ha en plan B for øvelsen som mest sannsynlig flopper.

Design energikurven

Energien i et rom går opp og ned gjennom dagen, og det kan du designe for.

• Få alle til å snakke tidlig med noe enkelt. Det første noen sier i en workshop, er det vanskeligste.
• Legg den tunge tenkingen der energien er høy, gjerne om morgenen eller rett etter en pause.
• Bytt format: alene, i par, i smågrupper, i plenum. Bevegelse er energi.
• Ikke legg viktige beslutninger rett etter lunsj. Bare ikke gjør det.

Når gruppen blir stor

Tidligere i år fasiliterte jeg en samling for rundt 70 personer i Nav. Store grupper endrer designproblemet. Ikke alle kan snakke med alle, så strukturen må gjøre mer av jobben:

• Små bord med tydelige oppgaver og en enkel måte å dele tilbake på
• Færre og skarpere spørsmål
• Tydelige roller ved hvert bord, som hvem som skriver og hvem som holder tiden
• Mye mer tid til overganger enn det som føles rimelig

Prinsippene er de samme som for åtte personer. Marginene er bare mindre. Og ærlig talt er logistikken halve designet. Tusjer som virker og lapper som faktisk henger, er ikke en detalj.

Oppfølging er en del av produktet

Workshopen er ikke over når folk går ut av rommet. Skjer det ingenting etterpå, har du lært alle at workshoper ikke betyr noe, og da starter den neste med et handikap.

• Send en oppsummering innen en dag eller to, mens alle husker.
• Gjør beslutninger og eiere synlige.
• Lukk sløyfen. Fortell folk hva som skjedde med innspillene deres, også når svaret er "ikke nå".

Kortversjonen

• Deltakerne er brukerne dine.
• Start med resultatet.
• Design en flyt, ikke en temaliste.
• Hold idémyldring og beslutninger fra hverandre.
• Skriv før du snakker.
• Test før du kjører.
• Følg opp, ellers skjedde det ikke.

Designere kan allerede alt dette. Vi legger bare ikke alltid merke til at et rom fullt av mennesker også er et designmateriale.